Importante
- Este guia é para quem é substituto tributário (CSOSN 201, 202 ou 203). Se o ICMS do seu produto já veio retido pelo fornecedor, seu caso é o CSOSN 500 — veja o artigo ICMS-ST: substituído ou substituto.
- MEI não usa este recurso: a lei não atribui ao MEI a qualidade de substituto (Resolução CGSN 140/2018, art. 103, V).
- A MVA e a alíquota de ICMS vêm do seu contador. O Kontro não tem tabela de MVA — ela muda por estado, por mercadoria e por convênio, e tem data de vigência. Entregar um número desatualizado seria pior que não entregar.
- Número errado aqui não é recusado pela SEFAZ. A nota sai autorizada com o imposto errado. Confira os valores antes de salvar.
Um perfil de tributação guarda, para cada estado onde você vende, a MVA e a alíquota interna de ICMS de um grupo de mercadorias. Você cria uma vez e aponta vários produtos para ele.
A ideia é que o perfil corresponda a um segmento de mercadoria — que é exatamente como a MVA é definida. Um perfil “Bebidas ST” serve para todas as suas bebidas; autopeças precisam de outro.
1. Crie o perfil #
No menu Configurações fiscais, role até Perfis de tributação (ICMS-ST) e clique em Novo perfil.
Preencha:
- Nome — use o nome do segmento (“Bebidas ST”, “Autopeças”). Não é decorativo: é como você vai reconhecê-lo no cadastro do produto.
- Segmento CEST — os 2 primeiros dígitos do CEST dos produtos deste perfil (ex.:
03para bebidas). No código CEST de 7 dígitos, os dois primeiros identificam o segmento, os três seguintes o item e os dois últimos a especificação (Convênio ICMS 142/2018, cláusula sexta).
O segmento é opcional, mas vale preencher: com ele, o Kontro avisa se você vincular ao perfil um produto de outro segmento — que é justamente o erro que geraria MVA errada sem ninguém reclamar.
2. Adicione os estados #
Clique em Adicionar estado e informe, para cada UF de destino onde você vende:
| Campo | O que é |
|---|---|
| Estado | a UF do cliente, não a sua |
| MVA (%) | margem de valor agregado da mercadoria naquele estado |
| ICMS interno (%) | alíquota interna do estado de destino |
| Redução base (%) | só se a mercadoria tiver redução de base da ST — senão, deixe vazio |
Preencha só os estados para os quais você realmente vende. Não é preciso cadastrar os 27.
Salve. Pronto — o perfil está disponível para os produtos.
3. Aponte os produtos #
No cadastro do produto, na seção Dados fiscais, escolha o CSOSN 201, 202 ou 203. Assim que você escolher um deles, aparece o campo Perfil de tributação — selecione o perfil que você criou.
O Kontro não deixa salvar um produto com CSOSN de substituto sem perfil: sem MVA não há base de cálculo, e a nota falharia só na hora da venda.
4. Inscrição de substituto por estado (opcional) #
Ainda em Configurações fiscais, logo abaixo dos perfis, existe a seção Inscrição de substituto por estado.
Aqui está a parte que costuma gerar confusão, então vale devagar:
Não ter inscrição no estado de destino é normal e não impede nada. Nesse caso o ICMS-ST é recolhido por GNRE a cada remessa, e a nota sai igual. Ter a inscrição troca isso por apuração mensal consolidada — ou seja, você deixa de emitir uma guia por envio.
É uma decisão econômica (menos burocracia por remessa × mais obrigações acessórias naquele estado), não um requisito técnico. Confirme com seu contador se compensa nos estados onde você vende, e se aquele estado exige a inscrição.
Se você tiver a inscrição, cadastre-a aqui: informe a UF de destino e o número. O Kontro passa a incluí-la na nota automaticamente nas vendas para aquele estado.
Atenção: a inscrição de substituto é diferente da inscrição estadual da sua empresa. Informar a sua própria IE nesse campo faz a SEFAZ rejeitar a nota (rejeição 363 — “IE do substituto tributário idêntica à do emitente”). O Kontro bloqueia isso no cadastro, mas é bom saber o porquê.
Como o Kontro calcula #
Com o perfil preenchido, a conta sai sozinha em cada nota, seguindo a fórmula da Resolução CGSN 61/2009, art. 3º:
` Base da ST = valor da operação × (1 + MVA/100) × (1 − redução/100) ICMS-ST = Base da ST × alíquota interna − valor da operação × alíquota da operação própria `
Dois detalhes que o sistema resolve por você:
- Venda para outro estado usa a alíquota interestadual (7%, 12% ou 4% conforme as UFs e a origem da mercadoria) na dedução da operação própria — não a interna. Essa tabela é nossa, não precisa cadastrar.
- Empresa do Simples não aplica “MVA ajustada” em operação interestadual: usa a MVA original mesmo (Convênio ICMS 35/2011). Por isso você cadastra um só valor de MVA por estado.
O CFOP também é automático: 5401/6401 quando o produto é de produção própria, 5403/6403 quando é de terceiros.
Se algo der errado #
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| “não tem MVA e alíquota de ICMS cadastrados para \<UF\>” | O perfil não tem linha para o estado daquele cliente. Adicione a UF ao perfil. |
| “o perfil é do segmento X e o produto é do Y” | Produto vinculado ao perfil errado. Escolha o perfil do segmento certo, ou confira o CEST do produto. |
| “exige a alíquota de crédito do Simples” | Você usou o CSOSN 201, que repassa crédito ao cliente. Informe a alíquota nas configurações fiscais, ou use o 202, que não repassa. |
| “a inscrição informada é igual à da sua empresa” | Você cadastrou a sua IE normal como IE de substituto. São inscrições diferentes — se ainda não tem a do estado de destino, remova a linha e recolha por GNRE. |
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Os números de MVA e alíquota são responsabilidade do seu contador — o Kontro só faz a conta. Se precisar de ajuda para montar a tela, chama a gente no WhatsApp.
