Importante
- O documento fiscal de verdade é o arquivo XML — não o PDF/DANFE. Guardar os XMLs é obrigação da sua empresa (não só do contador).
- Prazo: guarde por no mínimo 5 anos (prazo em que o fisco pode cobrar). Desde 2025 a orientação mais segura é reter por até 11 anos — na prática, não apague.
- O Kontro gera um link com senha (válido 15 dias) com todos os XMLs do período, pronto para mandar ao contador.
Muita gente guarda só o PDF da nota e acha que está resolvido — não está. O que tem validade legal é o XML (o PDF é só a representação para você e o cliente lerem). A responsabilidade de guardar esses arquivos é da empresa emitente — você. O Kontro facilita os dois lados: mandar pro contador e manter a sua cópia.
Por que o XML (e não o PDF) #
- O XML é o arquivo assinado digitalmente e autorizado pela SEFAZ — é ele que tem valor fiscal.
- O DANFE/PDF é só a representação gráfica. Sozinho, não substitui o XML numa fiscalização.
- Por isso o contador precisa dos XMLs para escriturar, e você precisa guardá-los.
Por quanto tempo guardar #
- O piso é 5 anos, que é o prazo em que o fisco pode revisar/cobrar (decadência e prescrição, CTN).
- Mas o Ajuste SINIEF 2/2025 passou a falar em 132 meses (11 anos) para a guarda dos XMLs, e há divergência sobre a quem exatamente obriga. Por segurança, a recomendação atual é guardar por até 11 anos — e o mais simples é: nunca apague seus XMLs.
Como exportar no Kontro #
- Vá em Notas Fiscais.
- Clique em “Exportar XMLs” e escolha o período (ex.: o mês passado).
- Clique em “Gerar link”. O Kontro monta um pacote com os XMLs do período — notas, devoluções, cartas de correção e inutilizações, mais um resumo — atrás de um link protegido por senha, válido por 15 dias.
- Use “Enviar para o contador” (WhatsApp) ou copie o link e a senha e mande do seu jeito.
O contador baixa, escritura e pronto. E guarde uma cópia sua também — é a sua obrigação, não a dele.
Uma boa prática mensal #
Todo começo de mês, exporte o mês anterior e mande pro contador — assim você nunca acumula pendência e mantém seus arquivos organizados desde já. Como o pacote já vem com tudo do período (inclusive devoluções e cartas de correção), o contador recebe o mês fechado de uma vez.
Pronto! XML é o que vale — o Kontro empacota tudo e você entrega ao contador (e guarda o seu) sem dor de cabeça.
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Contador pedindo os XMLs e você não sabe achar? Chama a gente no WhatsApp que a gente gera o pacote com você.
