Importante
- Inutilizar não cancela nota — serve só para avisar a SEFAZ que uma faixa de números não vai ser usada, mantendo a sequência sem furos.
- Uma nota rejeitada pela SEFAZ não precisa ser inutilizada — ela nunca “gastou” o número. Isso é o erro mais comum; explicamos abaixo.
- Regras da SEFAZ que o Kontro já valida pra você: justificativa de no mínimo 15 caracteres, no máximo 10.000 números por inutilização, e só vale para NFC-e e NFe.
A lei exige que a numeração das suas notas siga uma sequência inteira e coesa, sem pular nenhum número (é a regra do Ajuste SINIEF 07/2005 — a numeração é sequencial por CNPJ e por série). Se por algum motivo um número (ou uma faixa) ficou no meio do caminho sem virar nota, você inutiliza aquela faixa — declara formalmente que ela não será usada. Sem isso, fica um “buraco” na sua numeração que, dependendo do seu estado, o fisco pode cobrar.
No Kontro isso é um clique. Mas antes, o mais importante: descobrir se o seu caso é mesmo de inutilização.
Qual é o seu caso? #
Nem todo buraco se resolve inutilizando. Veja em qual você se encaixa:
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Pulei um número / a sequência ficou com um vão (ex.: emiti até a 15, a próxima saiu 20) | Inutilizar a faixa que ficou sem uso (16 a 19). É pra isso que serve. |
| Minha nota foi REJEITADA pela SEFAZ | NÃO inutilize. Nota rejeitada não chega a existir e não “gasta” número — é só corrigir e reemitir. |
| Migrei de outro sistema/emissor | Em geral, NÃO inutilize. O certo é ajustar o próximo número na configuração fiscal para continuar de onde o outro sistema parou. Só inutilize se você realmente criou um vão depois de já estar no Kontro. |
Por que “rejeitada” não é a mesma coisa #
Este é o tropeço nº 1. Quando a SEFAZ rejeita uma nota, aquele número não foi consumido — ele continua disponível e a próxima nota o reaproveita automaticamente. Inutilizar um número de nota rejeitada só criaria confusão. Rejeitada você corrige e reemite; inutilizada é a faixa que ficou órfã de vez.
Se você veio de outro emissor #
Quem migra costuma achar que precisa inutilizar tudo que o sistema antigo emitiu — não precisa. Aqueles números foram usados lá, não aqui. O que você faz é dizer ao Kontro de qual número continuar: na configuração fiscal, informe a série e o próximo número que o outro sistema deixou. Aí a sequência segue coesa, sem buraco e sem inutilização. (Inutilizar entra só se, já no Kontro, você pulou um número de verdade.)
Como inutilizar no Kontro #
- Vá em Notas Fiscais.
- Clique em “Inutilizar numeração”.
- Preencha:
- Modelo — NFC-e ou NFe (veja abaixo qual é o seu);
- Série — a mesma série em que ficou o buraco (geralmente 1);
- Número inicial e Número final — a faixa que ficou sem uso. Para um número só, repita o mesmo valor nos dois;
- Justificativa — por que aquela faixa não foi usada (mínimo 15 caracteres). Ex.: “Numeração pulada por falha de conexão, notas não chegaram a ser emitidas.”
- Clique em Inutilizar.
Pronto — o Kontro envia à SEFAZ e, ao autorizar, a faixa fica registrada como inutilizada.
Modelo 55 ou 65? (NFe ou NFC-e) #
- NFC-e (modelo 65) é a nota da venda no balcão, pro consumidor final. Se seu buraco ficou nas vendas do dia a dia, é aqui.
- NFe (modelo 55) é a nota “cheia”, usada pra outra empresa/transporte. Se o vão foi numa NFe, escolha 55.
Inutilize no mesmo modelo e mesma série em que o número ficou pulado — cada um tem sua própria sequência.
As regras da SEFAZ (o Kontro já cuida) #
- Justificativa com no mínimo 15 caracteres — escreva o motivo real, não “teste”.
- No máximo 10.000 números por inutilização. Passou disso, o Kontro avisa e você divide em faixas menores (é a rejeição 201 da SEFAZ).
- Prazo: a regra federal (Ajuste SINIEF 07/2005) é pedir a inutilização até o 10º dia do mês seguinte ao da numeração pulada. Mas prazo e multa dependem do seu estado — em São Paulo, por exemplo, a inutilização virou facultativa e sem prazo desde outubro/2021. Mesmo atrasado, a SEFAZ aceita o pedido; a eventual penalidade é a do RICMS do seu estado. Na dúvida, confirme com seu contador.
- É definitivo: número inutilizado não volta a ser usado. Confira a faixa antes de confirmar.
Como o Kontro emite pela Focus NFe, essas regras são checadas antes de ir à SEFAZ — se algo estiver fora do padrão, você é avisado na hora, sem tomar rejeição.
A prova pro seu contador #
Toda inutilização feita fica no histórico “Inutilizações feitas”, ali no mesmo lugar, com a série, a faixa e o XML (o comprovante com o protocolo da SEFAZ). É esse XML que o contador usa para justificar o vão na sua numeração — guarde junto com as notas do período (ele também entra no pacote de XMLs que você exporta pro contador).
Pronto! Sua numeração volta a ficar íntegra aos olhos do fisco.
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