Importante
- Substituição tributária tem dois lados, e quase todo lojista está no primeiro: substituído (o fornecedor já reteve o ICMS) — esse é o CSOSN 500.
- O outro lado é o substituto: quem retém o imposto para os que vêm depois na cadeia. É indústria, importador e atacado — CSOSN 201, 202 ou 203.
- MEI nunca é substituto. A lei veda expressamente (Resolução CGSN 140/2018, art. 103, inciso V). Se você é MEI, o assunto deste artigo termina aqui: seu caso é o 500.
- Errar o lado não é rejeitado pela SEFAZ. A nota é autorizada e o problema só aparece na apuração — por isso vale ler com calma.
Substituição tributária (ST) é quando o ICMS de toda a cadeia é cobrado de uma vez só, lá no começo, em vez de um pouco em cada venda. Bebida, cosmético, autopeça, pilha, sorvete — são os casos clássicos.
A pergunta que decide tudo no seu cadastro é simples: o imposto foi retido por outro, ou é você quem retém?
Os dois lados, lado a lado #
| Substituído | Substituto | |
|---|---|---|
| Quem é | Quem compra para revender mercadoria de ST | Quem retém o ICMS para a cadeia à frente |
| Perfil típico | Mercado, loja, conveniência, farmácia | Indústria, importador, atacadista |
| O ICMS… | já veio retido na nota do fornecedor | é calculado e retido por você |
| CSOSN | 500 | 201, 202 ou 203 |
| Precisa de | CEST + os valores de ST que vieram da compra | perfil de tributação com MVA por estado |
| MEI pode? | sim | não (vedado por lei) |
Como saber qual é o seu caso, na prática #
Olhe a nota do seu fornecedor:
- Se ela veio com ICMS-ST destacado, o imposto já foi pago lá atrás. Você é substituído → CSOSN 500.
- Se você fabrica o produto, ou importa, ou é o primeiro da cadeia naquele estado, provavelmente é substituto → 201/202/203.
Na dúvida, é o 500 — é o caso da esmagadora maioria do varejo. E confirme com seu contador: quem determina isso é a legislação do seu estado combinada com a mercadoria, não uma regra geral.
Se você é substituído (CSOSN 500) #
Este é o caminho já coberto no Kontro há mais tempo. O que você precisa no cadastro do produto:
- CEST (7 dígitos) — obrigatório junto do 500; sem ele a SEFAZ rejeita;
- os valores de ICMS-ST retido que vieram da nota de compra.
A parte boa: ao importar a NF-e do fornecedor, o Kontro já traz o CEST e os valores de ST prontos, e sugere o 500 para a revenda. Os detalhes campo a campo estão no artigo de campos fiscais.
Se você é substituto (CSOSN 201, 202 ou 203) #
Aqui você calcula e retém o ICMS da cadeia. Qual dos três usar depende de o seu cliente poder aproveitar crédito:
| CSOSN | Quando |
|---|---|
| 201 | Você repassa crédito de ICMS ao cliente (só faz sentido se ele for do regime normal) |
| 202 | Sem repasse de crédito — o caso mais comum |
| 203 | Sua receita está na faixa de isenção do Simples, e há ST |
Para o Kontro calcular o imposto, ele precisa de dois números que vêm do seu contador: a MVA (margem de valor agregado) da mercadoria e a alíquota interna do estado de destino. Isso se configura uma vez, num perfil de tributação — e o passo a passo está no artigo Perfil de tributação.
Por que o MEI não entra aqui #
Não é limitação do Kontro. Durante a opção pelo SIMEI, a lei não atribui ao MEI a qualidade de substituto tributário (Resolução CGSN 140/2018, art. 103, V). Na prática: mesmo vendendo mercadoria sujeita a ST, o MEI não recolhe o ICMS-ST como substituto.
Por isso, se sua empresa está cadastrada como MEI, o Kontro não oferece os CSOSN 201/202/203 — evitando que você emita uma nota que a SEFAZ recusaria.
O erro que não dá aviso #
Vale insistir num ponto, porque ele é diferente de quase tudo no fiscal: usar o lado errado da ST não gera rejeição. A nota é autorizada normalmente. O erro aparece só depois, na apuração — ou numa fiscalização.
Isso vale também para os números: uma MVA errada gera imposto errado, e a SEFAZ não reclama. É exatamente por isso que o Kontro não inventa esses valores para você e pede que venham do seu contador.
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